Ce document illustre une utilisation typique des groupes à travers une mise en situation. Celle-ci devrait correspondre à la plupart des groupes, même si d’autres utilisations sont possibles.

Contexte

Julie Dupuis travaille pour ABC-Consulting en tant que Coach agile. À partir du mercredi 24 février, elle animera une formation sur le management, de trois jours, dans les locaux de la SNCF*. Quatre membres de la division Blue-SNCF y assisteront. Durant la formation, Julie prévoie d’introduire le modèle DISCp4. Afin que ce soit plus parlant, elle fera passer des tests DISCp4 Groupe à ses stagiaires. Durant tout le processus, Julie sera complétement autonome.

(*) Les noms des personnes, des sociétés et les dates sont fictifs. Ils ne sont utilisés qu’à titre illustratif.

Créer un groupe

Un peu avant la formation, Julie prépare le test DISCp4 Groupe qu’elle souhaite faire passer aux stagiaires. Elle se rend donc dans l’espace de gestion des groupes à l’aide du menu Tests / Gérer / Groupes :

Menu Tests/Gérer/Groupes

Elle crée un nouveau groupe en cliquant sur le bouton " Créer groupe" :

Créer groupe

Il y a une poignée de champs à remplir pour créer un groupe :

  • Label : nom du groupe tel qu’il sera affiché sur le site et dans les courriels ;
  • Description : court texte décrivant l’utilisation du groupe ;
  • Code : séquence alphanumérique secrète permettant aux stagiaires d’accéder au test DISCp4 Groupe. Ce code doit être unique ;
  • Nombre de questions : plus le test emploie de questions et plus les résultats sont précis, mais plus le test est long… Une fois le groupe créé, ce champ ne pourra plus être modifié ;
  • Visibilité : indique si les stagiaires peuvent voir leurs résultats immédiatement à la fin du test ou lorsque Julie les aura libérés ;
  • Provision : nombre de personnes pouvant effectuer un test dans ce groupe. Il est déconseillé de provisionner trop de tests*, faute de quoi les graphes des résultats du groupe risquent d’être illisibles ;
  • Statut : indique si le groupe est ouvert ou fermé.

(*) Il est toutefois conseillé de provisionner un peu plus de tests (ie. de crédits) que de stagiaires, notamment pour pallier aux éventuelles mauvaises manipulations le jour J. Les tests commencés mais non terminés peuvent être annulés, ce qui permet de récupérer les crédits consommés en trop.

Créer groupe

Julie crée ainsi le groupe nommé "SNCF Blue" avec le code "SNCF2402". Elle décide que le test sera composé de 25 questions, afin que ça ne soit pas trop long, et que 4 stagiaires pourront l’utiliser. Elle choisit une visibilité à la libération pour que les stagiaires découvrent leurs résultats en même temps lorsqu’elle jugera que c’est le bon moment. Enfin, elle crée le groupe avec le statut "fermé" afin que personne ne puisse utiliser le test avant l’heure.

Note : Julie provisionne 4 crédits sur le groupe. Cela suppose donc qu’elle a acheté au moins 4 crédits. Des packs avec des tarifs dégressifs sont proposés dans la boutique.

Créer groupe

Le jour J, faire passer des tests

Avant d’inviter ses stagiaires à effectuer le test DISCp4 Groupe, Julie passe un peu de temps à démystifier l’expérience. Cette étape est importante car certaines personnes sont méfiantes vis à vis des tests de personnalité. Il faut bien expliquer qu’il s’agit d’une étude objective sur le comportement et la communication et non d’un test de psychologie ou de QI.

Afin que les stagiaires aient accès au test du groupe "SNCF Blue", Julie clique sur le bouton " Ouvrir", ce qui fait passer le groupe au statut "Ouvert".

Ouvrir groupe

Ouvrir groupe

Ouvrir groupe

Julie doit indiquer le code d'accès "SNCF2402" à ses stagiaires, en l'écrivant sur le tableau blanc par exemple.

Note: Julie aurait pu envoyer le code par email aux membres du groupe à l'aide de la fonction d'invitation (cf. plus bas).

Laurent est l’un des stagiaires de Julie. Comme il possède déjà un compte sur Profil 4, il s’est connecté mais ce n’est ni obligatoire ni nécessaire pour effectuer un test DISCp4 Groupe. Cela lui épargnera simplement de devoir remplir le formulaire d’information à la fin du test.

Laurent peut accéder au test de trois manières absolument équivalentes :

  • À l’aide du menu Tests / Etablir / Groupe ;
  • À l’aide du menu Tests / Etablir / J'ai un code (invitation) ;
  • En indiquant le code "SNCF2402" directement sur la page d’accueil, ce qui est certainement le plus simple.

Menu Test Groupe

Menu j'ai un code (invitation)

Code sur la page d'accueil

Le site détermine le type de test et le groupe directement à partir du code saisi par Laurent, qui peut alors commencer. Le crédit DISCp4 Groupe provisionné sur le groupe "SNCF Blue" est consommé* dès que Laurent clique sur le bouton " Commencer le test Groupe".

(*) En cas de problème, comme lorsque l’ordinateur plante, Julie pourra annuler des tests depuis son interface d’administration (non présentée ici).

Code valide

Selon le réglage du groupe, Laurent va répondre à 5-7 séries de 5 questions. Il doit choisir une réponse par ligne et par colonne. Le site lui indique lorsqu’il se trompe. Il est important que Laurent reste concentré jusqu’à la fin du test. Pour cela, Julie veille à ce qu’aucune distraction ne perturbe le groupe pendant un quart d’heure.

Questions

Informations personnelles

Comme le groupe "SNCF Blue" est paramétré pour ne donner leurs résultats aux stagiaires que lors de la libération des tests, Laurent ne peut pas consulter immédiatement ses résultats. Il peut toutefois découvrir les caractéristiques générales des profils DISCp4 :

Résultats masqués

Menu Résultats

Résultats masqués

Lorsque tous les stagiaires ont fini de répondre, Julie peut fermer l’accès au groupe directement depuis la page présentant la liste de ses groupes :

Fermer un groupe

Fermer un groupe

Consulter les résultats

Julie n’a pas besoin d’attendre la libération des tests pour consulter les résultats du groupe. Elle peut continuer la formation, en présentant le modèle DISCp4 plus en profondeur, en faisant des jeux de rôle* par exemple, tout en s’appuyant sur les résultats du groupe.

(*) Julie peut notamment utiliser les mémentos, cartes et images offerts sur la page Médias.

Graphes de groupe

Julie peut voir comment les profils des membres de l’équipe se combinent à l’aide des graphes (cf. capture d’écran ci-dessus) ainsi que leurs résultats individuels (cf. ci-dessous). Si besoin, Julie peut trier les colonnes et lancer des recherches, ce qui est particulièrement pratique pour des groupes conséquents. Enfin, Julie peut exporter les résultats au format Excel.

Résultats du groupe

Résultats du stagiaire

Libérer les résultats

À la fin de la journée, Julie décide qu’il est temps que ses stagiaires découvrent leurs résultats respectifs et ceux du groupe. Pour cela, elle choisit l’option "Libérer" dans la liste des autres actions puis clique sur le bouton "Valider autre action". Un courriel est alors envoyé à chacun des stagiaires et ils peuvent consulter leurs résultats sur le site.

Libérer le groupe

Libérer le groupe

La découverte des résultats par les stagiaires, en particulier lors de la libération, est généralement un moment sympathique.

Et après...

La vie des tests DISCp4 Groupe ne s’arrête pas à la fin de la journée pour Julie. Elle va notamment pouvoir en exploiter les résultats pour faire un suivi auprès du client et du groupe.

Dans l’éventail des actions que peut effectuer Julie, il y a la possibilité d’organiser les profils différemment. Par exemple, Julie peut déplacer les profils d’un groupe à l’autre, comme illustré sur la capture suivante. Il faut bien entendu qu’elle possède au moins un second groupe.

Déplacer un profil

Les résultats du groupe de départ (auquel on a retiré un profil) et du groupe d’arrivé (auquel on a ajouté un profil) sont automatiquement recalculés.

Établir les profils à l’avance ?

Environ la moitié des groupes (en séminaire ou en formation) préfèrent que les stagiaires établissent leurs profils à l’avance, principalement pour des raisons d’organisation ou tout simplement pour gagner du temps le jour J.

Pour cela, il suffit d’indiquer l’adresse du site profil4.com et le code d’accès aux participants. La page de réglage du groupe (en bas de page) propose également une fonction d’invitation.

Inviter

On peut ensuite consulter les invitations déjà envoyées...

Invitations envoyées

On conseille aux formateurs de s’y prendre assez à l’avance et d’indiquer une date limite. En outre, il est généralement nécessaire de relancer les retardataires quelques jours avant la fin.

Générer les rapports PDF

Lorsque tous les stagiaires ont établi leurs profils, Julie peut lancer la génération des rapports PDF (exemple ici). Pour cela, il suffit de cliquer sur le bouton "Générer rapport PDF". Il est également possible de sélectionner plusieurs profils et d’en générer les rapports d’un seul coup à l’aide du bouton du bas.

Générer le rapport PDF

Et pour consulter ou enregistrer le rapport, il suffit naturellement de cliquer sur "Rapport PDF".

Consulter le rapport PDF

La plupart des formateurs profitent de la pause du midi pour imprimer les rapports. Ils les donnent aux stagiaires en même temps que la découverte des résultats.

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