Manuel des groupes

Ce document illustre l’utilisation classique des groupes dans le cadre d’une formation à travers une mise en situation.

Martin Legrand* est coach professionnel. Il doit animer une formation dédiée au management auprès de huit employés de la société SNCF*. Martin souhaite notamment présenter le modèle DISCp4 et ses applications. Il va proposer à ses stagiaires* d’établir leurs profils de comportement de de communication DISCp4.

(*) Les noms des personnes, des sociétés et les dates sont fictifs. Ils ne sont utilisés qu’à titre illustratif.

(*) On appelle "stagiaires" les personnes qui participent à la formation.

Chapitres :

• Configurer le groupe
• Ouvrir le groupe
• Effectuer un test
• Gérer les résultats du groupe
• Fermer le groupe
• Libérer les résultats
• Consulter mes résultats
• Annulation
• Invitations
• Invitations en masse

Configurer le groupe

Pour gérer ses groupes, Martin utilise le menu "Groupes".

On constate que Martin n’a pas encore créé de groupe. Il clique sur le bouton "Créer un groupe" pour en créer un.

Pour configurer le groupe, Martin indique :

• Un label, qui est tout simplement le nom du groupe ;
• Une description ;
• Un code secret. Ce code doit être unique dans le système. Il permet aux stagiaires d’accéder au test ;
• Le nombre de questions dont sera composé le test. Plus il y a de questions et plus le test est précis. Il sera d’autant plus long. Un bon compromis est de laisser la valeur par défaut de 35 questions ;
• La visibilité, indiquant si les stagiaires voient leurs résultats dès la fin du test ou seulement lorsque Martin l’aura décidé ;
• L’affichage des résultats pondérés, qui est une fonction en version bêta que la plupart des formateurs désactivent ;
• La provision, correspondant au nombre de crédits alloués au groupe. Pour une équipe de 8 personnes, Martin doit donc provisionner 8 crédits. On peut aussi laisser ce champ en mode automatique ;
• Le statut, indiquant si le groupe est ouvert ou fermé. Pour l’instant, Martin laisse le groupe au statut fermé pour que personne ne puisse l’utiliser avant le jour J.

La capture d’écran suivante montre que le groupe a bien été créé. Son statut est "fermé". Il y a 8 crédits provisionnés sur le compte. Et pour l’instant, aucun test n’a été effectué.

Ouvrir le groupe

Le jour J, Martin ouvre le groupe directement depuis la liste de ses groupes en cliquant sur "Ouvrir", ce qui permet à ses stagiaires d’y avoir accès.

La capture d’écran suivante montre que le groupe a bien été ouvert.

Effectuer un test

Le jour J, Martin écrit le code "ML3012SNCF", qu’il avait lui-même choisi pour le groupe (cf. plus haut), sur le tableau blanc.

Note : Martin aurait aussi pu envoyer des invitations par email (cf. plus bas).

Julie Delarue assiste à la formation dispensée par Martin. Pour effectuer le test, elle entre le code "ML3012SNCF" directement dans l’encart dédié sur la page d’accueil de profil4.com

Julie peut aussi indiquer ce code sur la page dédiée aux codes. Pour cela, elle utilise le menu "J’ai un code".

Le site indique à Julie que le test est composé de 35 questions, conformément aux choix de Martin. Il précise que les résultats seront évidemment transmis à Martin.

Julie compléte un petit formulaire (prénom, nom, etc.) avant de commencer le test.

Le test est désormais prêt. Il est composé de 7 pages de 5 questions, soit 35 questions. Le test devrait durer entre 14 et 23 minutes. Le site invite Julie à consacrer moins de trente secondes à chaque question, de faire le test au calme, sans pause et sans faire autre chose en même temps.

Pour chacune des questions, Julie doit choisir la proposition qui lui correspond le plus et celle qui lui correspond le moins, ainsi que les propositions intermédiaires. Elle doit cocher une (et une seule) case par ligne ET par colonne, soit quatre cases par question.

Zoom sur les explications :

Julie doit maintenant répondre à un autre type de question (2 pages). Il n’y a qu’une seule proposition à choisir pour chaque question.

Zoom sur les explications :

À la fin du test, un message confirme à Julie que ses réponses ont bien été prises en comptes. Un email lui est également adressé. Le message précise qu’elle ne peut pas encore consulter ses résultats car Martin souhaite que les membres du groupe les découvrent en même temps un peu plus tard.

Gérer les résultats du groupe

De son coté, en tant que responsable du groupe, Martin peut consulter les résultats immédiatement. Il retourne voir ses groupes à l’aide du menu "Groupes".

Il voit qu’une personne a effectué le test et qu’il reste encore 7 crédits provisionnés sur le groupe. Il clique sur "Consulter" pour avoir plus de détails.

Le site montre une synthèse des résultats. Martin clique sur "Détails" pour voir les résultats détaillés de chaque personne.

Martin a accès à l’ensemble des résultats car il est le responsable du groupe et des tests qui y sont associés, contrairement à Julie qui doit attendre.

Martin voit notamment les résultats pondérés selon tous les algorithmes disponibles sur le site, même si le test est configuré pour ne pas les afficher : Martin voit tout. Il peut aussi changer l’algorithme utiliser pour le groupe s’il le souhaite.

La capture d’écran suivante montre que les résultats sont calculés pour Julie mais aussi pour le groupe. Cela permet à chaque stagiaire de se situer dans l’équipe.

Après un certain temps, les 8 stagiaires ont effectué le test. Martin voit les graphes se compléter au fur et à mesure. Il reçoit également des notifications par email.

Martin peut en profiter pour générer les rapports PDF des stagiaires. Il les imprimera et les distribuera un peu plus tard.

Il faut d’abord générer les rapports. Martin peut ensuite les consulter et les télécharger.

Fermer le groupe

Puisque tous les stagiaires ont effectué le test, Martin décide de fermer le groupe.

Libérer les résultats

En fin de journée, Martin décide de libérer les résultats du groupe. Pour cela il choisit l’option "Libérer" dans la liste et clique sur "Valider autre action".

Les stagiaires reçoivent un email avec leurs résultats. Ils peuvent aussi les consulter sur le site.

Note : Il est généralement judicieux d’attendre la fin de la formation avant de libérer les résultats, pour conserver la pleine attention des stagiaires.

Consulter mes résultats

Maintenant que Martin a libéré les résultats du groupe, les stagiaires peuvent consulter leurs résultats directement sur le site.

Les stagiaires doivent bien entendu se connecter sur leur compte. S’ils n’ont pas encore de compte, ils peuvent en créer un gratuitement en suivant la procédure illustrée dans le manuel de l’inscription.

Alexandra Stara, une des stagiaires, vient justement de créer son compte et s’est connectée. Pour consulter ses résultats, elle utilise le menu "Mes résultats".

Alexandra voit tous les tests qu’elle a déjà effectué (ici un seul). Elle clique sur "Voir les détails" pour voir les détails d’un test en particulier.

Sur la capture suivante, on constate qu’Alexandra ne voit que les éléments configurés pour le groupe.

Elle peut notamment voir les graphes du groupe et se situer par rapport aux autres membres.

Annulation

Il arrive que certains stagiaires ne finissent pas leurs tests. Il peut y avoir de nombreuses raisons à cela : manque de temps, déconcentration, panne de batterie, mauvaise manœuvre, etc.

Si le cas se produit, le responsable du groupe (ici Martin) peut tout simplement annuler le test en cliquant sur "Annuler".

Le crédit qui avait été consommé pour le test est alors automatiquement réalloué au groupe*.

(*) Si la provision du groupe était en mode "Automatique" alors le crédit est réalloué au compte de Martin.

Invitations

Dans environ la moitié des cas, les coaches préfèrent que leurs stagiaires effectuent le test avant le jour J. Cela leur permet notamment de compulser les résultats au calme et d’imprimer les rapports PDF.

Pour cela, ils peuvent tout simplement envoyer le code d’accès aux stagiaires. Et s’ils préfèrent, le site permet d’envoyer des invitations aux membres du groupe.

Note : Les invitations aux groupes ne consomment pas de crédit. Il convient toutefois de ne pas inviter plus de personnes que le nombre de crédits disponibles.

Invitations en masse

Quand le nombre de stagiaires augmente, il est plus pratique d’envoyer des invitations en masse. Pour cela, Martin indique le prénom, le nom et l’email du stagiaire en séparant les champs par une virgule et en allant à la ligne pour chaque nouvelle personne.

Si Martin possède un listing Excel des participants, il peut lancer un export au format CSV en choisissant la virgule comme séparateur (option par défaut). Le système utilise volontairement ce format.

Dans la capture d’écran suivante, on voit les 2 invitations standards et les 9 invitations en masse.